Datenschutzhinweise für ein Hinweisgeberschutzsystem

Stand: 01.06.2023
Wir haben in unserem Unternehmen eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet.

Nachfolgend informieren wir über Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

insensiv GmbH
Auf dem Esch 28
33619 Bielefeld

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie auch in Ihrem Arbeitsvertrag.


Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Sofern Sie als hinweisgebende Person eine Meldung bei der internen Meldestelle machen, verarbeiten wir – soweit Sie diese angeben – personenbezogene Daten von Ihnen.

Das können insbesondere Angaben zu Ihrem Namen und zu einer Kontaktmöglichkeit sein.
Sofern Sie eine Person sind, die Gegenstand einer Meldung ist, verarbeiten wir die Informationen, die uns gegenüber von der hinweisgebenden Person oder weiteren Personen mitgeteilt worden sind. Ferner verarbeiten wir auch die Informationen, die wir im Zusammenhang mit weiteren Maßnahmen, Folgemaßnahmen und weiteren Ermittlungen erhalten.

Sofern Sie uns als unterstützende Person im Zusammenhang mit der Sachverhaltsaufklärung und -aufarbeitung unterstützen, speichern wir Ihren Namen und weitere, von Ihnen gemachte Angaben ebenfalls in dem betreffenden Vorgang.

Der Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der Pflichten aus dem HinSchG, insbesondere der Aufgaben der internen Meldestelle aus § 13 HinSchG.


Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG. Weitere Rechtsgrundlage kann eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) sein. Schließlich kann einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, ist Art. 9 Abs. 2 lit. b) und g) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG die Rechtsgrundlage für Verarbeitung dieser Daten.


Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir sind gesetzlich verpflichtet, Daten im Zusammenhang mit einer Meldung für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle aufzubewahren. Eine längere Verarbeitung der Daten kommt in Betracht, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.


An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn dies für die Prüfung und Bearbeitung der Meldung sowie im Zusammenhang mit Folgemaßnahmen erforderlich ist.

Eine Weitergabe kann auch – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (vgl. § 9 HinSchG) – an weitere Stellen erfolgen. Dies können insbesondere Strafverfolgungsbehörden, zuständige Verwaltungsbehörden, Gerichte, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt sein.


Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.


Ihre Rechte als Betroffene
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.


Unsere Datenschutzbeauftragte
Unsere Datenschutzbeauftragte im Unternehmen erreichen Sie unter

insensiv GmbH
-Datenschutzbeauftragte-
Auf dem Esch 28
33619 Bielefeld

E-Mail: datenschutz@insensiv.de


Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.